وظایف مدیر

هر مدير 4 وظيفه مهم و اساسي دارد :

1-برنامه ريزي    2- سازماندهي   3- هدايت   4- كنترل و نظارت

 اما وظايف ديگري هم مطرح است از جمله:‌

كارگزيني – گزارش دهي – بودجه بندي- هماهنگي – انتخاب كاركنان و همكاران – ارتباطات – تصميم گيري- تهيه امكانات و منابع .

 نقشهاي مديريت

1-رئيس تشريفاتي : اكثراً در سمينارها و استقبال ها شركت مي كند و . . .

2-رهبر: ايجاد انگيزه ، شروع كار ، هدايت افراد ، روحيه دادن و . . .

3-رابط:نظارت كننده ، جمع آوري اطلاعات در جلسات ، توجه به شكايات مشاهدات و بررسي ، پخش كننده اطلاعات (توزيع كننده)

9-سخنگو: (سخنراني براي مردم ، سازمان ،كارمندان و . . . )

10-كارآفرين: (بنيان گذار كار،  پذيراي تحولات تعيين اهداف شكل دهي برنامه‌ها طراحي سازمان و تغييرات آن )

11-اداره كننده آشوب: (يكي از كارهاي هميشگي مدير اين است كه اختلافات را حل كند به شكايات گوش دهد و . . . (برطرف كننده اختلاف – مقابله با نارسائيها)

12-تخصيص دهنده منابع : (تأييد بودجه‌ها ، برنامه‌ها . ارتقائات ، تعيين ارشديت)

13-مذاكره كننده: (تمركز روي موافقت‌نامه‌ها با مشتريان ، عرضه كننده‌ها ، خريداران )

و اين نقشها را به سه دسته كلي تقسيم میکنیم :‌

·           نقشهاي ارتباطي (تعاملي)   ـــــــــــ          چگونگي تعامل مدير با ديگران

·           نقشهاي اطلاعاتي             ـــــــــــ         چگونگي پردازش و تبادل اطلاعات

·           نقشهاي تصميم گيري      ــــــــــــ       چگونگي استفاده از اطلاعات در تصميم گيري

 

 

 

 برنامه ريزي

 

مشخص كردن ترتيب انجام كارها –پيش بيني كار هايي كه در آينده مي خواهيم انجام دهيم .

 

معين و مشخص كردن :

ضد آن مبهم بودن ، نامشخص بودن ، مجهول بودن و اصطلاحا هر چه پيش آيد خوش آيد .

 

چه چيز را مشخص كنيم ؟       

مشخص كردن كارهاي آينده خود (من چه كاري مي خوام بكنم و چه كار بايد بكنم ؟)

مشخص كردن كارهاي آينده (سازمان يا گروه )(نيروها و موسسه  بايد چه بكنند ؟ هدف موسسه چيست؟ نياز چيست ؟ )

مشخص كردن هدف جهت گامها و كارها (تلاش و كوشش هدف دار )

تعيين فعاليت هاي مشخص ، منظم و هدف گرا

 

نكته مهم : دنيا به اين نتيجه رسيده كه كارها بايد در دست مديران فيلسوف باشد . مديران فيلسوف همواره از خود مي پرسند : (چرا؟)

 

مفهوم برنامه ريزي چيست ؟

وقتي مي گوييم مشخص و معين كار بكنيد ، چه چيزي را بايد مشخص و معين بكنيد ؟

-هشت سوال است كه وقتي به اينها پاسخ بدهي يعني برنامه ريزي كرده اي ،

برنامه ريزي معمولا پاسخ به اين 8 سوال است .

1-       چه كاري ؟

2-        چرا ؟ (به چه دليل ؟ هدف چيست ؟)

3-        كي ؟ (زمان – تاريخ شروع و پايان ، مدت و…)

4-        كجا ؟ (مكان)

5-        كي ؟ (چه كسي ؟ مجري)

6-        چگونه ، چطور ؟ (روش)

7-        با چه ؟ (امكانات و ابزار و منابع )

8-        چقدر ؟(ميزان ، تعداد مقدار ، حجم ،وزن و به طور كلي كيفيت )

 

مراحل برنامه ريزي : 

1-       اهداف اصلي و عالي سازمان مشخص شود (مقاصد و ماموريت هاي موسسه )

2-        بررسي و شناخت و تعيين وضعيت موجود . (سازمان هر چه بزرگتر باشد اين كار دشوارتر است اما اگر فن آن را كسي بلد باشد كار راحت تر است )

3-        هدف گذاري (منظور تعيين طرح است ) اينجا با بخش 1 تفاوت دارد . منظور اين است كه براي چه مي خواهي كار كني (تعيين فعاليت ها با هدف انجام آن فرق دارد )

4-        ترتيب بندي فعاليت ها (از نظر اولويت بندي ) كدام مهم تر و ضروري تر است .

5-        زمانبندي

6-        تعيين مكان

7-        تعيين مسئول (هر كاري كه مجري براي آن تعيين نشود حتما انجام نخواهد شد )

8-        تعيين وظايف

9-        تعيين چگونگي انجام كار (روش ها )

10- تعيين ميزان و مقدار و سطح

11- بودجه بندي و تخصيص منابع

12- اجراي برنامه 

13- كنترل برنامه

14- بررسي و پيگيري

 15-  اصلاحات لازم (كه معمولا در بحث كنترل انجام مي شود )

 

« سازماندهي »

2 نكته مهم در بحث سازماندهي :

1-       هر كاري ، كسي مي خواهد – هر كاري بايد صاحب داشته باشد .اگر مي خواهيد كاري را كه تعيين كرده ايد انجام شود حتما يك نفر را براي آن مشخص كنيد .

2-        كار را به كاردان بسپاريد : هر كاري آدم همان كار را مي خواهد .

در بحث سازماندهي اگر اين دو مطلب را خوب بفهميد و عمل كنيد همين كافي است . اما مشكل اينجاست كه انجام نمي دهيد .

عمل، عمل، عمل

تعريف سازماندهي :

سازماندهي يعني تقسيم كار ، براي تقسيم كار تشخيص كار نياز است . پس سازماندهي را به دو بخش تقسيم مي كنيم :

1-       تشخيص كار (بداني كه چه كارهايي بايد انجام شود )

2- تقسيم كار (بداني بايد براي هر كار چه كساني را بايد بگذاري )

 

 

 

 

 

سرپرستي و فرماندهي و هدايت عملي و كاربردي

 

تعريف سرپرستي

يعني ارتباط مستقيم باافراد و كار داشتن ، بالاي سر افراد و كار بودن ، راهنمايي ، هدايت كردن، در كار وميان ميدان بودن فرماندهي- انگيزش- به حركت در آوردن- حركت دادن- كارگرداني- فعاليت بخشيدن- فعال بودن- پيش بردن كار و افراد- بكارگيري افراد و منابع -يعني اينكه بداني با هر كار و هر فرد و هر موقعيتي چگونه برخورد كني به اون كار بدهي و از اون كار بخواهي -حضور در محل كار و ارتباط مستقيم با افراد- دقت بيشتر در كار- تأثيرگذارتر بودن- راهنمايي‌كردن و روحيه دادن- اصلاح فوري و به موقع كار- محيط باني (توجه و مراقبت از اينكه در سازمان چه مي‌گذرد؟ افراد چه كار مي‌كنند؟ چه مشكلاتي وجود دارد؟)- ديدباني كردن- ايجاد يك محيط گرم و صميمي در سازمان- گوش دادن و توجه و رسيدگي كردن- گفتن عيب و ايرادها- اميددادن- همراهي كردن- اطلاع يافتن و اطلاع دادن.      

 

اطلاع دادن:

يعني افراد را از اطلاعات مورد نيازشان با خبر كنيم، بايد تشخيص داد كه چه اطلاعاتي بايد در اختيار افراد قرار گيرد. كار و وظيفه مشخص شود و ابلاغ گردد. كيفيت و كميت نتيجه كار بايد به اطلاع شخص برسد. روشهاي بهبود كار مشخص گردد. و . . .

 

چند عامل است كه اگر آنها را داشته باشيد (قدرت و ابهت و جذبه و نفوذ و موفقيت و اثربخشي) را بدست خواهيد آورد. (قدرت: يعني توانايي اعمال نفوذ -  نفوذ: اعمالي كه مستقيم يا غيرمستقيم باعث تغيير در رفتار يا نظر ديگران مي‌شود.)

اين عوامل به منابع قدرت معروفند:

1-صفات فردي رهبر: خصوصيات ظاهري و فيزيكي هوش، بيان، شجاعت، سيما و هوشمندي، سخن وري، جذابيت كلام، زيبائي و . . .

2-رفتار رهبر: سبك برخورد و رفتار با زيردستان . سه سبك معروف وجود دارد (آمرانه، مشاركتي، تركيب ايندو)

3-نفوذ زيردستان: كه واقعاً اگر گوش كنند و تبعيت داشته باشند به رهبر قدرت مي‌دهند.

علت اينكه زيردستان به حرف رهبر گوش نمي‌كنند اين است كه او را نمي‌شناسند. قدرتش را نمي‌دانند. اينكه براي هر مدير جديد جلسه معارفه مي‌گذارند دليلش چيست؟ در معرفي چه مباحثي بايد گفته شود؟براي اين است كه امتيازات و صفات مدير جديد را بگويند و بشمارند اينها در عملكرد مدير تأثير دارد.

 

 

جدول مديريت

1-       كارهاي خود را مشخص كن 2-        زمان آنها را تعيين كن	برنامه ريزي
3-        هيچ كاري بدون مسئول نماند و گرنه انجام نمي شود يعني كار را به كاردان بسپار	سازماندهي
4-      چگونگي انجام كار ، پيگيري اجرا ، درست انجام شدن ،هماهنگ كردن ، راه انداختن افرادوكار ، هدايت       و رهبري (راندن ) راه بردن	رهبري و هدايت
5-        كار را زير نظر داشتن ، كنترل و نظارت